ระบบ ERP คืออะไร มีส่วนช่วยในการวางแผนการจัดการได้อย่างไรบ้าง

ในโลกธุรกิจปัจจุบัน การบริหารจัดการองค์กรที่มีหลายฝ่ายงานให้ทำงานประสานกันอย่างราบรื่นถือเป็นความท้าทายสำคัญ หากขาดการสื่อสารและการจัดการที่ดี อาจส่งผลให้เกิดความล่าช้า ข้อผิดพลาด และไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ได้ ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการแก้ปัญหาเหล่านี้ ด้วยการเชื่อมโยงทุกฝ่ายเข้าด้วยกันผ่านระบบซอฟต์แวร์ที่ครบวงจร มาทำความรู้จักกับระบบที่จะช่วยให้การทำงานในองค์กรของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ERP คืออะไร

ระบบ ERP คือ (Enterprise Resource Planning) ซอฟต์แวร์บริหารจัดการทรัพยากรองค์กรแบบครบวงจร ที่รวบรวมข้อมูลจากทุกฝ่ายงานไว้ในฐานข้อมูลกลางเดียวกัน ทำให้ผู้บริหารและพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ช่วยให้การวางแผน การตัดสินใจ และการบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยครอบคลุมทั้งด้านการเงิน การผลิต การบริการ ห่วงโซ่อุปทาน และกระบวนการอื่น ๆ ในองค์กร

ประเภทของการใช้งานระบบERP มีอะไรบ้าง

การใช้งานระบบ ERP แบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก โดยแต่ละประเภทมีจุดเด่นและรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน เพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลายขององค์กร

On-Premise`

การใช้งานระบบของ ERP แบบ On-Premise เป็นรูปแบบการใช้งานระบบ ERP ที่ติดตั้งและใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรโดยตรง ทำให้องค์กรมีความเป็นเจ้าของและควบคุมระบบได้อย่างเต็มที่ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความปลอดภัยสูงและมีทีมไอทีที่เชี่ยวชาญ แม้จะมีค่าใช้จ่ายในการลงทุนเริ่มต้นที่สูง แต่สามารถปรับแต่งระบบให้เข้ากับความต้องการเฉพาะได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Cloud

Cloud ERPเป็นอีกหนึ่งรูปแบบของการใช้งานระบบ ERP ที่ให้บริการผ่านอินเทอร์เน็ตในรูปแบบ Software as a Service (SaaS) ผู้ใช้สามารถเข้าถึงระบบได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต มีค่าใช้จ่ายแบบรายเดือนหรือรายปี ไม่ต้องลงทุนด้านฮาร์ดแวร์ และได้รับการอัปเดตระบบอัตโนมัติ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความคล่องตัวและประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบ

Hybrid

Hybrid ERP เป็นระบบการใช้งานบน ERP ที่ผสมผสานระหว่างระบบ On-Premise และ Cloud เข้าด้วยกัน ทำให้องค์กรได้โปรแกรม ERP ที่มีประโยชน์จากทั้งสองรูปแบบ สามารถเก็บข้อมูลสำคัญไว้ในเซิร์ฟเวอร์ภายใน ขณะที่ใช้บริการคลาวด์สำหรับฟังก์ชันที่ต้องการความยืดหยุ่น เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความสมดุลระหว่างความปลอดภัยและความคล่องตัวในการใช้งาน

เข้าใจหลักการทำงานของระบบ ERP

ระบบ ERP ทำงานโดยการเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทำงานของทุกฝ่ายเข้าด้วยกันผ่านฐานข้อมูลกลาง เมื่อมีการป้อนข้อมูลจากฝ่ายหนึ่ง ข้อมูลจะถูกอัปเดตและสะท้อนในทุกส่วนที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ช่วยลดความซ้ำซ้อน ข้อผิดพลาด และเวลาในการทำงาน พร้อมทั้งให้มุมมองแบบ Real-time ที่ช่วยในการตัดสินใจ

ความสำคัญของ ERP

ระบบ ERP มีความสำคัญต่อองค์กรสมัยใหม่อย่างยิ่ง เพราะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน ผ่านการเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติ ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมขององค์กรได้ชัดเจน สามารถตัดสินใจได้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น 

นอกจากนี้ระบบ ERP ยังช่วยลดความผิดพลาดจากการทำงานที่ต้องการการจัดการข้อมูลจำนวนมาก ช่วยให้การไหลเวียนของข้อมูลภายในองค์กรมีความราบรื่นและสอดคล้องกันทุกภาคส่วน ทำให้ธุรกิจสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การใช้ระบบ ERP จึงไม่เพียงแต่ช่วยลดต้นทุน แต่ยังช่วยสร้างความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจที่รวดเร็ว และทำให้ธุรกิจสามารถแข่งขันในตลาดได้อย่างยั่งยืน

ประโยชน์ของ ERP ในองค์กร

ระบบ ERP สร้างคุณค่าให้กับองค์กรในหลายด้าน ทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน ด้วยการเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทำงานเข้าด้วยกัน มาดูประโยชน์หลัก ๆ ที่องค์กรจะได้รับจากการใช้งานโปรแกรม ERP กัน

มองเห็นภาพรวมในการทำงาน

ERP ช่วยให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องสามารถมองเห็นภาพรวมการดำเนินงานขององค์กรได้อย่างชัดเจน ผ่านการแสดงข้อมูลแบบ Real-time และรายงานที่ครอบคลุมทุกมิติ ทั้งด้านการเงิน ระบบการผลิต สินค้าคงคลัง และทรัพยากรบุคคล ช่วยให้วิเคราะห์สถานการณ์ วางแผนกลยุทธ์ และตัดสินใจได้อย่างแม่นยำและรวดเร็วมากขึ้น

พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย

การใช้งาน ERP ช่วยให้พนักงานทุกระดับสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ภายใต้การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสม ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน เพิ่มความโปร่งใส และส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานที่สร้างมูลค่าได้มากขึ้น

ข้อมูลมีความปลอดภัย

ระบบ ERP มาพร้อมกับระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลระดับสูง ซึ่งถือเป็นหนึ่งในจุดแข็งที่สำคัญสำหรับองค์กรในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลมีมูลค่าและความสำคัญสูง การเก็บข้อมูลทั้งหมดใน ERP จะถูกจัดเก็บในฐานข้อมูล (Database) ที่มีมาตรการการเข้ารหัสข้อมูลอย่างเข้มงวด ทั้งในระหว่างการส่งผ่านข้อมูลและในระหว่างการเก็บรักษา ทำให้ข้อมูลทุกชิ้นถูกปกป้องจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ ระบบ ERP ยังมีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติที่สามารถทำได้อย่างสม่ำเสมอและมีประสิทธิภาพ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะไม่สูญหายไปแม้ในกรณีที่เกิดปัญหาทางเทคนิค เช่น การเกิดไฟล์เสียหายหรือเซิร์ฟเวอร์ขัดข้อง

อีกหนึ่งความสามารถที่สำคัญของ ERP คือสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงข้อมูลและการตรวจสอบย้อนหลังได้ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเห็นประวัติการแก้ไขและการอัปเดตข้อมูลในทุกขั้นตอน การบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในระบบ (Audit Trail) นี้ช่วยเพิ่มความโปร่งใสและสามารถติดตามกิจกรรมต่าง ๆ ได้อย่างแม่นยำ ทำให้การตรวจสอบและการระบุผู้ที่เกี่ยวข้องในกรณีเกิดปัญหาหรือข้อผิดพลาดทำได้ง่ายและรวดเร็ว การใช้ระบบ ERP จึงเป็นการสร้างความมั่นใจในด้านความปลอดภัยข้อมูลขององค์กรอย่างสูงสุด และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการบริหารจัดการข้อมูลในลักษณะเดิม ๆ

เลือกการใช้ ERP หรือ CRM ดีกว่ากัน

ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) และ CRM (Customer Relationship Management) มีบทบาทและการใช้งานที่แตกต่างกัน แม้ทั้งสองระบบจะสามารถเชื่อมโยงกันได้ในบางกรณี แต่ก็มีฟังก์ชันหลักในการทำงานที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน

• ระบบ ERP จะมุ่งเน้นไปที่การบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร ครอบคลุมทั้งด้านการเงิน บัญชี การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HR) การจัดการคลังสินค้า และกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ ภายในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความซ้ำซ้อน และเสริมสร้างความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจ
• ระบบ CRM มีจุดมุ่งหมายที่แตกต่างออกไป คือ การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (Customer Relationship Management) ระบบนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและบริหารข้อมูลลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเน้นที่การดูแลความสัมพันธ์กับลูกค้า การจัดการข้อมูลการขาย การติดตามโอกาสทางธุรกิจ และการทำการตลาดที่มุ่งเน้นไปที่ความต้องการและพฤติกรรมของลูกค้า

ดังนั้น การเลือกใช้ ERP หรือ CRM ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและความต้องการขององค์กร หากองค์กรต้องการพัฒนาการบริหารจัดการภายใน เช่น การควบคุมต้นทุน การปรับปรุงประสิทธิภาพในด้านต่าง ๆ ERP จะเหมาะสมกว่า แต่หากต้องการพัฒนาการบริการลูกค้า การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า หรือการเพิ่มยอดขายจากการติดตามและการตลาด ระบบ CRM จะตอบโจทย์มากกว่า ในหลาย ๆ กรณี องค์กรสามารถใช้ทั้งสองระบบควบคู่กัน เพื่อเสริมสร้างความแข็งแกร่งในทั้งด้านการดำเนินงานภายในและการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้าได้อย่างครบวงจร 

 การนำระบบ ERP เข้ามาแก้ปัญหาต่าง ๆ ภายในองค์กร

องค์กรส่วนใหญ่มักประสบปัญหาการบริหารจัดการข้อมูลระหว่างฝ่าย เนื่องจากแต่ละฝ่ายใช้โปรแกรมแยกกัน เช่น ฝ่ายบัญชีใช้ซอฟต์แวร์บัญชี ระบบ HR ใช้ระบบบริหารงานบุคคล คลังสินค้าใช้โปรแกรมสต๊อก ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ขาดการเชื่อมโยง จึงเกิดความซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาด ซึ่งระบบ ERP เข้ามาแก้ปัญหานี้ด้วยการรวมทุกระบบเข้าด้วยกัน ให้ทุกฝ่ายทำงานบนแพลตฟอร์มเดียว ข้อมูลถูกอัปเดตแบบ Real-time ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

องค์กรแบบใดที่เหมาะกับการใช้งาน ERP

ระบบ ERP เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการยกระดับประสิทธิภาพการทำงานและการบริหารจัดการ โดยเฉพาะองค์กรที่มีหลายฝ่ายงานที่ต้องทำงานร่วมกัน แต่ต้องการเชื่อมโยงข้อมูล และมีความพร้อมในการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน ทั้งองค์กรขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ สามารถใช้ระบบ ERP ได้ หากมีการวางแผนและเลือกใช้ระบบที่เหมาะสมกับขนาดและความต้องการขององค์กร สำหรับตัวอย่างอุตสาหกรรมที่นำ ERP มาปรับใช้มีด้วยกันหลายธุรกิจ ดังนี้

• ธุรกิจบ้านและการก่อสร้าง
• อุตสาหกรรมยานยนต์
• อุตสาหกรรมการผลิตเครื่องจักรอุตสาหกรรมและวัสดุประกอบ
• การบินและอวกาศและการป้องกัน
• ธุรกิจที่เกี่ยวกับสุขภาพและการบริการ

สรุป

เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้หลาย ๆ คนคงได้คำตอบแล้วว่า ระบบ ERP มีอะไรบ้าง และช่วยแก้ไขปัญหาใดบ้างในองค์กร สำหรับระบบ ERP คือ เครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผ่านการเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทำงานเข้าด้วยกัน การเลือกประเภทของ ERP ที่เหมาะสมกับองค์กร พร้อมทั้งการวางแผนการใช้งานที่ดี จะช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนในโปรแกรม ERP และช่วยให้ธุรกิจเติบโตขึ้นได้อย่างมั่นคงในยุคดิจิทัล 

อะไร มีส่วนช่วยในการวางแผนการจัดการได้อย่างไรบ้างสำหรับธุรกิจหรืออุตสาหกรรมใดที่ต้องการปรับระบบการทำงานภายในองค์กรให้เป็นหนึ่ง เพื่อให้ทุกฝ่ายสามารถทำงานเชื่อมโยงร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ การนำระบบ ERP เข้ามาปรับใช้ภายในองค์กรถือเป็นตัวเลือกที่ช่วยตอบโจทย์ได้อย่างลงตัว Dynamics Motion เราพร้อมเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยนำเสนอโซลูชันในการขับเคลื่อนธุรกิจของคุณด้วยการนำดิจิทัลมาใช้ เพื่อช่วยให้ธุรกิจขับเคลื่อนไปได้อย่างมั่นคง ด้วยระบบ Motion ERP Software ที่ถูกออกแบบมาเพื่อยกระดับการจัดการธุรกิจของคุณอย่างลงตัว รองรับบัญชีภาษีไทย และการออกรายงานงบการเงิน หากสนใจสามารถติดต่อได้ผ่านอีเมล sales@dynamics-motion.com หรือติดต่อสอบถามเพิ่มเติมโทร 02-028-7495