ลูกหนี้ค้างชำระกำลังกินกำไรธุรกิจค้าส่งของคุณ วิธีบริหารเครดิตเทอมและปิดงบให้จบด้วยระบบ ERP
ยอดขายโตขึ้นทุกปีแต่เงินสดในมือกลับตึงตัว ปัญหานี้ไม่ได้อยู่ที่ยอดขาย แต่อยู่ที่เงินที่ยังค้างอยู่ในมือลูกค้า บทความนี้จะพาดูว่าระบบ ERP ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทยดึงเงินก้อนนั้นกลับคืนสู่ธุรกิจได้อย่างไร
ในธุรกิจค้าส่งและค้าปลีกของไทย คำว่า เครดิตเทอม คือเงื่อนไขพื้นฐานที่ทำให้ปิดการขายได้ ลูกค้ารายใหญ่แทบทุกรายขอเครดิต 30 วัน 60 วัน และบางรายยาวถึง 90 วัน ถ้าคุณไม่ให้ คู่แข่งที่อยู่ข้างๆ ก็พร้อมให้แทน เครดิตเทอมจึงเป็นทั้งเครื่องมือปิดการขายและเป็นความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่ในบิลทุกใบ
ปัญหาเริ่มปรากฏตอนสิ้นเดือน ยอดขายขึ้นสวยงามในรายงาน แต่พอถึงเวลาจ่ายเงินเดือน จ่ายซัพพลายเออร์ หรือสั่งของล็อตใหม่ เงินสดกลับไม่พอ ทั้งที่บริษัทมีกำไรบนกระดาษ เงินก้อนนั้นไม่ได้หายไปไหน มันยังอยู่ในมือลูกค้าในรูปของ ลูกหนี้การค้าที่ยังไม่ถึงกำหนดและที่ค้างเกินกำหนด
ค้าส่งและค้าปลีกยังเป็นหนึ่งในกลุ่มธุรกิจที่นำระบบ ERP มาใช้มากที่สุดในไทย เหตุผลไม่ใช่แค่เรื่องเทคโนโลยี แต่เพราะโครงสร้างของธุรกิจแบบนี้ มีลูกค้าหลายกลุ่ม หลายราคา และหมุนด้วยเครดิต คือจุดที่การทำงานด้วยมือเริ่มพลาดและเงินเริ่มรั่วออกไปทีละนิด
ทำไมยิ่งขายดี เงินสดยิ่งตึง
เมื่อธุรกิจโต ยอดขายที่เพิ่มขึ้นส่วนใหญ่มาพร้อมกับเครดิตที่ยาวขึ้นและลูกค้าที่มากขึ้น ทุกบิลที่ออกไปคือเงินของบริษัทที่ถูกฝากไว้กับลูกค้าชั่วคราว ยิ่งขายมาก ยิ่งมีเงินก้อนใหญ่ลอยอยู่นอกบริษัท และยิ่งมีลูกหนี้ให้ต้องตามมากขึ้นเรื่อยๆ
ตราบใดที่ทุกอย่างยังอยู่ในไฟล์ Excel หรือในสมุดของแต่ละแผนก อายุของหนี้แต่ละก้อนจะมองไม่เห็น เจ้าของรู้แค่ยอดรวมว่ามีลูกหนี้เท่าไร แต่ไม่รู้ว่าก้อนไหนใกล้เป็นหนี้เสีย ก้อนไหนเลยกำหนดมานานแล้ว และควรรีบตามรายใดก่อน กว่าจะรู้ตัว เงินสดก็จมไปแล้วหลายสัปดาห์
เงินสดที่หายไปไม่ได้อยู่ในยอดขาย แต่อยู่ในวันที่ลูกค้ายังไม่จ่าย
สัญญาณ 4 ข้อว่าคุณกำลังเสียเงินจากการบริหารลูกหนี้แบบเดิม
ตอบไม่ได้ทันทีว่าใครค้างเท่าไรและค้างมากี่วัน
ต้องเปิดหลายไฟล์หลายสมุดกว่าจะรวมตัวเลขได้ และกว่าจะรู้ว่าลูกค้ารายไหนเลยกำหนดไปแล้ว เงินก็จมไปอีกหลายสัปดาห์
ราคาขายของลูกค้าแต่ละกลุ่มปนกันจนคุมไม่อยู่
ลูกค้าส่งราคาหนึ่ง ตัวแทนจำหน่ายอีกราคาหนึ่ง หน้าร้านอีกราคาหนึ่ง พอบันทึกด้วยมือก็มีโอกาสคิดราคาผิดและกำไรหายไปทีละใบ
ไม่มีประวัติการชำระที่ครบถ้วน
เวลาลูกค้าโต้แย้งว่าจ่ายไปแล้ว หาหลักฐานไม่เจอ ต้องไล่ดูสลิปทีละใบ ความน่าเชื่อถือของฝ่ายการเงินก็สั่นคลอน
สิ้นเดือนกลายเป็นสงครามทุกครั้ง
ทีมบัญชีต้องเร่งกระทบยอด ตามเก็บเอกสาร และปิดยอดให้ทันส่งผู้บริหาร วนซ้ำแบบเดิมทุกเดือนโดยไม่มีอะไรดีขึ้น
ระบบ ERP เปลี่ยนการบริหารลูกหนี้จากงานไล่ตาม เป็นงานที่ควบคุมได้
ระบบ ERP ที่ดีไม่ได้ทำหน้าที่แค่บันทึกบัญชี แต่รวมงานขาย การวางบิล การรับชำระ และบัญชีแยกประเภทไว้บนฐานข้อมูลเดียว เมื่อทุกอย่างเชื่อมกัน ข้อมูลลูกหนี้จึงอัปเดตแบบเรียลไทม์ตั้งแต่ต้นทางของธุรกรรม และนี่คือสี่จุดที่เปลี่ยนเกมให้ธุรกิจค้าส่งไทย
แจ้งเตือนลูกหนี้คงค้างอัตโนมัติ ก่อนที่หนี้จะกลายเป็นหนี้เสีย
ระบบติดตามวันครบกำหนดของทุกใบแจ้งหนี้ให้เอง เมื่อใกล้ครบกำหนดหรือเลยกำหนด ระบบจะแจ้งเตือนทีมขายและทีมการเงินทันที ไม่ต้องรอให้ใครไปนั่งไล่ดูปฏิทิน การทวงถามที่เกิดเร็วขึ้นเพียงไม่กี่วันมีผลโดยตรงต่อเงินสดที่ไหลกลับเข้าบริษัท และช่วยรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าไว้ได้ เพราะการเตือนอย่างเป็นระบบดูเป็นมืออาชีพมากกว่าการทวงแบบเร่งรีบตอนเงินขาดมือ
รายงานอายุลูกหนี้ Aged Receivable ที่บอกความจริงในหน้าจอเดียว
แทนที่จะเดาว่าหนี้ก้อนไหนอันตราย ระบบจะแบ่งยอดค้างออกเป็นช่วงอายุ ตั้งแต่ยังไม่ถึงกำหนด ค้าง 1 ถึง 30 วัน 31 ถึง 60 วัน ไปจนถึงค้างเกิน 180 วัน ผู้บริหารเห็นภาพทันทีว่าเงินจมอยู่ที่ลูกค้ารายใด ก้อนไหนกำลังจะกลายเป็นหนี้เสีย และควรโฟกัสตามเก็บรายไหนก่อน การตัดสินใจเรื่องเงินจึงมาจากข้อมูลจริง ไม่ใช่ความรู้สึก
ตัวอย่างรายงานวิเคราะห์อายุหนี้ใน MotionERP ที่แบ่งยอดค้างออกเป็นช่วงอายุ ยังไม่ถึงกำหนด 1 ถึง 30 วัน ไปจนถึงเกิน 180 วัน MotionERP ให้มุมมองอายุหนี้แบบเดียวกันนี้ทั้งฝั่งลูกหนี้และเจ้าหนี้ ทำให้เห็นทั้งเงินที่กำลังจะเข้าและเงินที่ต้องจ่ายออกในภาพเดียว
บันทึกประวัติการชำระเงินครบทุกใบ ทุกงวด
การรับชำระแต่ละครั้งถูกผูกกับใบแจ้งหนี้ต้นทางโดยอัตโนมัติ ระบบเก็บว่าลูกค้าจ่ายเมื่อไร จ่ายเท่าไร จ่ายบางส่วนหรือเต็มจำนวน และยังเหลือค้างอีกเท่าไร เมื่อมีข้อโต้แย้งเรื่องยอด เปิดดูย้อนหลังได้ในไม่กี่วินาที ความน่าเชื่อถือของฝ่ายการเงินจึงเพิ่มขึ้นทันที และการกระทบยอดสิ้นเดือนก็ไม่ต้องเริ่มจากศูนย์อีกต่อไป
โครงสร้างราคาหลายระดับในระบบเดียว
ตั้งราคาขายส่ง ราคาตัวแทน และราคาหน้าร้านไว้ล่วงหน้าในระบบ เมื่อออกใบเสนอราคาหรือใบขาย ระบบจะดึงราคาที่ถูกต้องตามกลุ่มลูกค้าให้เอง ลดโอกาสคิดราคาผิด และรักษาอัตรากำไรของแต่ละช่องทางไว้ได้จริง เจ้าของไม่ต้องคอยตรวจทุกใบด้วยตัวเอง เพราะระบบคุมวินัยด้านราคาให้ตั้งแต่ต้นทาง
จากการติดตามลูกหนี้ สู่การปิดงบบัญชีได้จริง
ลูกหนี้ไม่ใช่เรื่องที่แยกอยู่ลำพัง ทุกใบแจ้งหนี้และทุกการรับชำระไหลเข้าสู่บัญชีแยกประเภทโดยอัตโนมัติ ระบบเดียวที่ช่วยตามเก็บหนี้จึงเป็นระบบเดียวกับที่สร้างกระดูกสันหลังทางบัญชีของทั้งบริษัท นี่คือสิ่งที่ทำให้ ERP ต่างจากโปรแกรมที่ทำงานแยกส่วน
งบทดลอง Trial Balance ที่พร้อมทุกวัน ไม่ใช่แค่ปลายปี
เมื่อการขายและการรับเงินถูกบันทึกที่ต้นทาง ยอดคงเหลือของทุกบัญชีจะอัปเดตทันที ผู้บริหารเรียกดู งบทดลอง ได้ทุกวันเพื่อดูฐานะที่แท้จริงของกิจการ ไม่ต้องรอทีมบัญชีปิดยอดสิ้นเดือนก่อนถึงจะรู้ว่าบริษัทยืนอยู่ตรงไหน การตัดสินใจเรื่องการลงทุน การสั่งของ หรือการขยายงาน จึงตั้งอยู่บนตัวเลขที่เป็นปัจจุบัน
ตัวอย่างงบทดลองใน MotionERP ที่แสดงยอดยกมา ยอดเคลื่อนไหวระหว่างงวด และยอดคงเหลือปลายงวดของทุกบัญชี พร้อมสั่งพิมพ์เป็น PDF ส่งออกเป็นไฟล์ หรือส่งอีเมลได้ทันที
ปิดงบและยื่นงบการเงินได้ตามมาตรฐานไทย
บริษัทจำกัดในไทยต้องจัดทำงบการเงินประจำปีและนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรทุกปี งบทดลองคือจุดตั้งต้นของงานนั้น เมื่อข้อมูลตั้งแต่ใบขายจนถึงบัญชีแยกประเภทอยู่ในระบบเดียวและถูกต้องมาตั้งแต่ต้นทาง การปิดงบจึงเร็วขึ้นและมีข้อผิดพลาดน้อยลง งานที่เคยใช้เวลาหลายสัปดาห์ค่อยๆ กลายเป็นงานที่จัดการได้ในเวลาที่สั้นลงมาก
MotionERP วางผังบัญชีให้สอดคล้องกับแนวปฏิบัติของไทย รองรับภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่ม และจัดโครงสร้างข้อมูลให้พร้อมสำหรับการจัดทำงบการเงินตามกรอบมาตรฐานที่ธุรกิจส่วนใหญ่ในไทยใช้อ้างอิงอย่าง TFRS for NPAEs ซึ่งเป็นมาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ
ทำไมธุรกิจไทยจึงเลือก MotionERP
สิ่งที่ทำให้ MotionERP ต่างจากระบบต่างประเทศที่นำมาปรับใช้ คือมันถูกออกแบบมาเพื่อบริบทของธุรกิจไทยตั้งแต่ต้น ผังบัญชีไทย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษี และ e-Tax Invoice ถูกวางไว้ให้ใช้งานได้จริงตามมาตรฐานของกรมสรรพากร ไม่ใช่ของแถมที่ต้องมาดัดแปลงทีหลัง
ที่สำคัญกว่านั้นคือ MotionERP รวมงานขาย จัดซื้อ สินค้าคงคลัง และบัญชีไว้ในระบบเดียว ทำให้เห็นลูกหนี้ ต้นทุน และกำไรพร้อมกัน เจ้าของธุรกิจได้ภาพเดียวที่ตรงกันทั้งบริษัท และเบื้องหลังระบบยังมีทีมที่ปรึกษาที่เข้าใจทั้งเทคโนโลยีและมาตรฐานบัญชีไทย พร้อม การรับประกันการใช้งานจริงหลัง Go-Live ถึงหนึ่งปี ไม่ใช่แค่ติดตั้งซอฟต์แวร์แล้วจากไป
สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตสู่ระดับที่ใหญ่ขึ้นหรือเตรียมเข้าสู่ตลาดทุน ทีม Dynamics Motion ยังให้บริการวางระบบบน Odoo Enterprise ที่รองรับความซับซ้อนและปริมาณธุรกรรมที่มากขึ้นได้อย่างต่อเนื่อง
สนใจสอบถาม Solution ERP เพิ่มเติม กรอกฟอร์มเลย!